1．本記事の信頼性

2．読者さんへのメッセージ

本記事は、「オンライン秘書を頼みたいが手順がわからない。」という方向きです。

この記事を読めば、オンライン秘書を頼む手順がわかると思います。

この手順通り行っていけば、オンライン秘書をスムーズに依頼することができます。

この記事は、3分で読み終えます。3分後にはあなたは、「この手順通りに行えばオンライン秘書に依頼できそう。」ということがわかると思います。

3．オンライン秘書に依頼する手順（この手順通り行えば、スムーズに依頼できます）

A. オンライン秘書に頼みたい業務を明らかにする

A-Aオンライン秘書に頼みたいことをまとめる

あなたの会社が、オンライン秘書に頼みたいことは何でしょうか？

まずはそれを明らかにしましょう。

オンライン秘書に頼みたいことをエクセルなどにリストアップしていくと良いと思います。

A-Bオンライン秘書に頼む理由から業務を洗い出す

現在、秘書・事務の方がいて、その方が退職するにあたり、新しくオンライン秘書を頼みたいのか？

それとも、現在、秘書・事務の方がいて、業務が増えてきたから追加でオンライン秘書を頼みたいのか？

それとも、経営者であるあなた自身が行っている仕事の一部をオンライン秘書に頼みたいのか？

これらによってもオンライン秘書に依頼する業務範囲は変わってきます。

これらを加味してオンライン秘書に頼みたいことをエクセルなどにリストアップしていくと良いと思います。

A-C オンライン秘書に頼みたい業務の中からオンラインでできないものを外す

オンライン秘書の注意点として、オンライン秘書に依頼できる業務は、「オンライン」の業務だけになり、オフィスや事務所に来所しての作業は依頼ができないので注意です。

よって、A-A、A-Bで作ったオンラインに依頼したい業務のエクセル表から、オンラインでできない業務を外します。

これで、オンラインに依頼したい業務は明らかになりましたね。

A-Dオンライン秘書に依頼できる業務一覧から探す

この項の下の方（Bの項目）にオンライン秘書に依頼できる業務一覧を記載していますので、まずは、そこを読んでみて、そこから考えるというのも１つの手です。

B.オンライン秘書に依頼できる業務一覧

B-A.従来からの一般の秘書業務をオンライン秘書に依頼する

実際に、オンライン秘書に依頼できるのは、以下の仕事になります。

他にもあるかと思いますが、オンライン秘書への依頼が向いていると考えられる業務は次のようなものです。

従来からの一般の秘書業務の中で、オンライン秘書に依頼すると効率的なものには、◎を付しています。アプリの方が効率的なものには、△を付しています。

インターネットが進化するにつれ、アプリでも人間を雇っているような仕事を依頼することができます。

逆にアプリの方が、人より正確性が高く、瞬時に行えるという点で、アプリの方が優れている業務があります。

例えば、典型的なものがスケジュール管理でしょう。

秘書が行うより、アプリでスケジュール管理をした方が効率的でミスが少ないです。

では、以下のようにオンライン秘書に依頼向きの仕事とアプリの方が効率的な仕事を切り分けてみました。

※◎をまとめると、一般事務・広報に近い仕事になります。

◎出張手配

◎社内外との調整

◎メール対応

◎文書・資料作成

◎営業・計数管理

◎予算管理

◎経営資料作成

◎式典原稿スピーチの作成

△上司のスケジュール管理→（アプリの方が、効率的かも。）

△稟議・申請書の進捗状況管理（アプリの方が、効率的かも。）

△プロジェクト管理（※アプリの方が、効率的かも。）

△会議の準備（※オンライン秘書は、ZOOM会議のみ対応。）

△来客アテンド（※オンライン秘書は、ZOOM会議のみ対応。）

B-B.財務・経理をオンライン秘書に依頼する

オンライン秘書には、財務・経理も依頼できます。

◎見積書・請求書・納品書・経費精算

財務・経理はオンラインに適しているので、オンライン秘書にぴったりの業務と言えます。

B-C.人事をオンライン秘書に依頼する

オンライン秘書に依頼できる業務は次のようになります。

◎採用面接の会場予約

◎研修会場の予約・資料作成

◎応募者対応

B-D.営業・マーケティングをオンライン秘書に依頼する

オンライン秘書は、営業のうち、マーケティングなどデータを扱うものを特に得意とします。

◎営業データの抽出

◎プレゼン資料作成

◎SNSへの投稿

◎自社メディアの運営

△名刺データの作成（※アプリのが効率的かも。）

D.広報・PR系をオンライン秘書に依頼する

◎Web上の広告（リスティング広告、SNS広告等）

◎Web上のPR

◎Web上の広報

オンライン秘書依頼手順②：オンライン秘書会社の料金値段の相場を知る

オンライン秘書依頼手順③：オンライン秘書会社の比較をする

オンライン秘書依頼の次の手順は、オンライン秘書会社の比較をすることです。

オンライン秘書には、いくつかの会社があり、それぞれ、１時間あたり料金も、料金体系も異なります。

オンライン秘書会社の比較は、別の記事で行いますので、こちらの記事では省略します。

どのオンライン秘書会社に優秀な（自社に合う）秘書がいるかは未知数です。

やはりオンライン秘書になる方の能力・性質は、人間であるからこそ千差万別です。

所属会社がどこであるというよりも、打合せで、その方の能力・性質を知るということが重要となってくるでしょう。

それぞれのオンライン秘書会社のホームページにも詳細が記載してありますので、よく読んでみましょう。

オンライン秘書の導入事例などを読めばイメージしやすいですね。

一旦、オンライン秘書会社を決めたら、資料ダウンロードができる場合があります。

初回は、ZOOMなどの無料打合せができるところもあります。

オンライン秘書依頼手順④：実際にオンライン秘書を頼む

オンライン秘書依頼の次の手順は、いよいよ実際にオンライン秘書を頼むことです。

希望のオンライン秘書会社が決まったら、いよいよオンライン秘書を依頼する手順になります。

オンライン秘書の依頼は、お問合せフォームや打合せに申し込むというアイコンから行うことが多いようです。

申込後、オンライン秘書会社から今後の手順がきますので、それに従って、オンライン秘書の依頼をすれば大丈夫です。

オンライン秘書依頼手順⑤：オンライン秘書代金を支払う

オンライン秘書依頼の次の手順は、オンライン秘書代金を支払うことです。

オンライン秘書の支払方法は、ホームページに明記していないところが多いです。

一般的なオンラインサービスでよくあるように、クレジットカード払いになっているか、金額によっては、振込でしょう。

クレジットカード払いだと契約時にクレジットカードの番号が必要になることがあります。

振込だと、請求書が届いた後に支払えばよいということになります。

あなたの依頼したいオンライン秘書会社がどちらの仕組みか把握して、自社に合う方を選べばよいでしょう。

４．オンライン秘書を依頼したいあなたがすべきこと

ここまで読んで、オンライン秘書の依頼の手順がわかりましたね。

これから、オンライン秘書を依頼したいあなたがすべきことは、１つあります。

・今回の記事の①～⑤の手順を踏んでオンライン秘書を依頼してみる。

※オンライン秘書はある意味サブスクリプションサービスです。最初は、契約期間を短めにして様子を見てはいかがでしょうか。