「フリーランスはレシートをどう管理すれば？」、「レシートはノートに糊で貼り付けると聞くけど本当？」、「フリーランスがレシートを捨ててしまったら、大変なことになるのか？」

１．本記事の信頼性

本記事は、税金・会計の国家資格である税理士が書いています。

中小企業の皆さんは、困ったときに、税理士に税務・会計を外注できます。

もちろん、本記事の執筆者っである税理士彩先生は、日々会計の仕事をしているので、本記事の信頼性はあると言えるでしょう。

２．読者さんへのメッセージ

本記事は、３分ほどで読み終わります。

３分後にあなたは、「なるほど！フリーランスのレシート管理方法がわかったぞ！」ということになるでしょう！

では、フリーランスのレシート管理方法はじまり・はじまり～！

３．フリーランスのレシート管理方法・重要ポイント５つ

フリーランスのレシート管理方法①：レシートは、ノートに糊？

フリーランスのレシート管理方法で、なぜかよく聞くのが、「ノートに糊で貼るべきか？」ということです。

結論「糊で貼るのは、避けた方がいい。」と思います。（貼りたい方は貼っていただいて全然OKです。）

糊で貼るのは、大変時間がかかりフリーランスの皆様のコスパが悪くなります。

今は、電子帳簿保存法の時代ですから、将来的にスキャナをとって保存することになる可能性が大です。

その時に、糊で貼っていると、スキャナの読み込みが大変難しくなります。

糊は、むしろ時代に逆行している感が否めないので、避けた方がいいような気がします。

将来的に電子帳簿保存法を視野にいれて、レシートを糊でノートに貼るというアナログ的管理方法は避けましょう。

では、どのようなレシートを管理したらいいのか？

それは、電子帳簿保存法に向けた管理方法です。

A4ジップロックに、ばさっと入れた管理方法です。

この方法だと将来的な電子帳簿保存法に最も対応しています。

詳しくは、次の章から。

フリーランスのレシート管理方法②：レシートは、A４ジップロック

税理士に丸投げしている場合

フリーランスのレシート管理方法でおすすめなのは、A４のジップロックを買い、その中にしまっていくことです。

A4ジップロックは、100円ショップに売っています。何枚か入って100円なので、コスパがいいでしょう。

A4ジップロックだと、パーキングのレシートなどの細かいものもこぼれおちないので、便利です。

税理士に丸投げしているフリーランスさんだったら、A４のジップロックに、大きく、「〇月〇日～〇月〇日」と書いておいた方がいいでしょう。

フリーランス事業の規模にもよりますが、半年に１回は、まとめて、税理士に郵送しておいた方がいいでしょう。

売上が大きなフリーランスだったら、３か月に１回レシートをまとめて送った方いいかもしれませんね。

売上が1,000万いかないフリーランスだったら、１年に１回レシート丸投げでも大丈夫です。

税理士から戻ってきたら、そのまま、日陰で管理しておきましょう。（日陰の理由は、次の章に書いてあります。）

基本的には、保管しておくだけでOKです。

レシートを再度袋から出して並び替えなどはしなくて、OKです。

クラウド会計に自分で入力している場合

クラウド会計に自分で入力している場合も、丸投げと同様に、フリーランスのレシート管理として、A４のジップロックを買います。

A4ジップロックは、100円ショップに売っています。何枚か入って100円なので、コスパがいいでしょう。

A4ジップロックだと、パーキングのレシートなどの細かいものもこぼれおちないので、便利です。

自分でクラウド会計ソフトに入力しているフリーランスだったら、「クラウド会計まだ。」、「クラウド会計入力済み」という二つのA４ジップロックを作りましょう。

レシートをもらったら、「クラウド会計まだ。」の方の袋に貯めていきます。

自分のフリーランス業の手が空いて、「さぁ、クラウド会計入力しようかな？」という気分になるときがありますよね。

そうしたら、「まだ」のジップロックからレシートを次々取り出して、入力していきます。

入力が終わったら、レシートを「クラウド会計入力済み」のA４ジップロックに移していきます。

12月31日まで終わったら、そのまま「クラウド会計入力済み」のA４ジップロックを日陰に保管してしっかりと管理しておきましょう。

レシートを日付ごとに並び替えたりする必要はありません。

ただ、そのまま、レシートの入ったA４ジップロックを日陰に保管するだけでOKです。

フリーランスのレシート管理方法③：レシートは、日陰に

フリーランスのレシート管理方法で最も重要なのが、日陰で管理することです。

なぜ、日陰で管理するのでしょうか？

それは、レシートを日の当たるところに置いておくと、色が薄くなってきて、果てには、消えてしまうことがあるからです。

または、レシートそれ自体のインクが伸びて、全体的にグレーがかって、読みづらくなるときがあります。

そもそもレシートは感熱紙というもので、その上に、染料で印刷されています。

最近のものだと10年持つと言われていますが、中には、昔の染料を使っているお店があります。

そういったお店のレシートは、日向においておくと、特に早く色が薄くなりがちです。

税理士彩先生の個人的感覚だと、小規模な小売店のレシートで白地に水色で印字されているようなものは、特に薄くなるのが早いという気がします。

レシートは色が薄くなると、税務調査時に、資料として使えなくなるので、あとで、めんどうなことになります。

このため、フリーランスのレシートはしっかりと日陰で管理しておきましょう！

キャビネットの中、押し入れの中、引き出しの中、棚の中、段ボールの中など、どこでもOKです。

とにかくレシートは、直射日光の当たらないところで管理が鉄則です！

フリーランスのレシート管理方法④：レシートの保管期間遵守

フリーランスのレシート管理方法で大事なポイントとして、レシート保管期間を遵守するということです。

フリーランスの皆様が白色申告か青色申告で保管期間は変わります。

白色申告の方は、レシートを５年保管しておきましょう。

青色申告の方は、レシートを７年保管しておきましょう。

法人になると、またレシートの保管期間は変わるので、しっかり情報をアップデートしましょう！

その他にもフリーランスの皆様が保管しておかないといけない書類は色々あります。

契約書や労働関係の書類と色々あります。

それぞれの法律によって、保管期間が決められているので、定められた期間しっかり保管しておきましょう！

書類は、ざっくり全て10年保存と覚えておくと、安全な気がしますよ。

フリーランスの皆様は、レシート・領収書をはじめ、色んな書類をしっかり10年保存。

これでばっちり！

フリーランスのレシート管理方法⑤：電子帳簿保存法が最新

フリーランスのレシート管理方法で一番新しい方法が電子帳簿保存法です。

皆様は、フリーランスというとやっぱりWeb系でしょうか？

そうなるとやはりクラウド上にレシートを保管する電子帳簿保存法的管理方法が一番皆様に合うのではないでしょうか？

2022年１月に電子帳簿保存法が改正されて、レシートをクラウドに保管すれば、そのレシートを破棄しても大丈夫になりました。

ただし、要件色々あるので、注意してくださいね。

レシートをクラウドに保管して管理して、破棄すれば、物理的レシート保管スペースが不要になります。

この物理的保管スペースがなくなるというのは、非常にコスパがいいのです。

例えば、東京都の渋谷区にフリーランスのあなたが住んでいるとすると、１㎡あたり0.6万＝6,000円（19㎡で12万のため）くらいの家賃がかかっているのです。

あなたは、段ボールの中に10年分のレシートジップロックを積み上げていくとすると、１個分は埋まりそうですね。

１㎡の中に、段ボールは４個くらいしか入りませんから、保管スペースのため、毎年1,500円払っているということになります。

あ、意外と安いですね。月100円くらいでしょうか。

まぁ、でも電子帳簿保存法的保管の仕方にすると、PCの中に入っていることになるので、カフェでクラウド会計の入力ができたりするというメリットがあります。

いちいち、紙のレシートをカフェに持って行って、紛失するといけないですからね。

クラウド上に保管しておけば、１枚クーラーの風で飛んで紛失などということはないのです。

フリーランスのレシート管理方法として、最新技は、電子帳簿保存法です。

色々な会社が専用のクラウドを出していたり、また、ローカルでも構わなければローカル保管もできるので、いろいろ考えてみるとよいでしょう！

なお、電子帳簿保存法では、レシートの保管の仕方が定められているので、その方法をしっかり調べてから着手しましょうね！

４．フリーランスのレシート管理方法・重要ポイントまとめ

本記事のまとめ

本記事は、フリーランスのレシート管理方法で重要なポイントをまとめました。

重要なポイントを復習しておくと、レシートは、ノートに糊で貼る必要はなく、A４ジップロックに保存して管理するのがおすすめ。

レシートを入れたパックは必ず日陰で管理し、保管期間を順守する。

電子帳簿保存法というレシートの管理方法が最新なので、2023年には、電子帳簿保存法的な管理方法でいきましょう！

2022年は、もうあと１か月なので、（本記事執筆は、2022年11月末になっています。）今まで通りの方法でOKでしょう！

この記事を読んだあなたがすべきこと

・今、11月29日ですから、この記事を読んだあなたは、すぐにレシートを日陰に移しましょう！

・来年は、電子帳簿保存法に対応するために、スキャナーを買う。

Scansnap ix200がおすすめ。レシート読み取りに対応しています。

・確定申告の丸投げが済んでいない場合には、レシートをまとめて、税理士彩先生にメールで依頼！